Ocho funciones avanzadas de Google Docs que deberías utilizar

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Debajo de su superficie, los programas de procesamiento de textos como Google Docs contienen una gran cantidad de funciones ocultas que facilitan la redacción de documentos grandes y la colaboración con colegas. Ya mencioné algunos consejos de Google Docs, pero ahora quiero compartir algunos más con ustedes.

1. Escriba Markdown en Google Docs

Google Docs admite parte de la sintaxis de Markdown. Esto proporciona una manera fácil de formatear documentos con símbolos de texto simples, haciéndolos más fáciles de leer y escribir y permitiendo la conversión a formatos más completos. Si está familiarizado con Markdown, puede ayudarle a diseñar documentos más rápido y formatear rápidamente su texto con cursiva, negrita, tachados y enlaces. Para activarlo, vaya a Herramientas > Configuración > Detectar automáticamente Markdown.

Pero recuerde: Google Docs solo admite un subconjunto limitado de la sintaxis de Markdown, no toda.

2. Mejorar la navegación con números de línea

Usando una numeración de líneas simple, usted y sus empleados pueden hacer referencia y ubicar fácilmente posiciones precisas en documentos largos y complejos. También pueden ayudarle a tomar notas precisas porque puede vincularlas a números de línea. Sin embargo, tenga en cuenta que los números de línea solo funcionan en formato de página y no en vista sin páginas.

Actívalo yendo a Herramientas > Números de línea. En la barra lateral de números de fila, seleccione Mostrar números de línea.

3. Utilice texto alternativo para hacer que los documentos sean más accesibles

Las imágenes ayudan a su documento, pero los lectores de pantalla no las pueden “ver”. Agregar texto alternativo a sus imágenes ayuda a los usuarios que usan lectores de pantalla a comprender lo que representa la imagen.

Para agregar texto alternativo, haga clic derecho en una imagen y selecciónela texto alternativo. En el Opciones de imagen Barra lateral, describe brevemente la imagen. No incluyas "imagen de" o "imagen de", solo céntrate en la información que muestra la imagen.

4. Utilice la función Traducir documento para practicar la lectura y la escritura en otro idioma.

Google Docs no reemplazará un curso de aprendizaje de idiomas en el corto plazo, pero utiliza el mismo asistente de Google Translate para traducir un documento a cualquier idioma. Puede compartir documentos traducidos con colegas y utilizarlos para practicar la escritura en un idioma extranjero.

Abra su documento. Ir a Herramientas > Traducir documento. Seleccione su idioma en la ventana superpuesta y Google Docs creará una copia en el idioma extranjero.

Recuerda que también puedes utilizar Google Sheets para traducir idiomas.

5. Obligar al destinatario a hacer una copia del documento de Google.

Es posible que se encuentre con casos en los que desee compartir un documento pero desee que el empleado realice cambios en su propia copia del original. Docs no tiene un método oficial para forzar una copia, pero hay un pequeño truco no oficial que funciona.

Haga clic en compartir parte superior derecha del documento. Cambie la configuración del enlace a Cualquiera con el link y elige editor en el menú desplegable al lado. Ahora copie y pegue el enlace en el correo electrónico o mensajería que utiliza para compartir el documento. Antes de presionar enviar, edite el final del enlace reemplazando la palabra "editar" y todo lo que sigue con Plantilla/Vista previa.

Cuando el destinatario abre el documento para editarlo, es su propia copia. El sufijo URL “Plantilla/Vista previa” le permite ver el contenido del documento antes de comenzar a editarlo (seleccione la opción “ Usar plantilla en la vista previa).

6. Insertar un documento en un correo electrónico

No es necesario enviar un documento extenso como archivo adjunto a un empleado. Envíelo por correo electrónico directamente desde Google Docs a la bandeja de entrada del destinatario como un documento incrustado. Esto simplifica el intercambio de documentos y reduce la cantidad de archivos adjuntos que todos tienen que buscar.

Ir a Archivo > Correo electrónico > Enviar este archivo por correo electrónico. Escribe un mensaje en el espacio provisto. Luego marque la casilla para No adjuntar. Agregar contenido al correo electrónico.

7. Lluvia de ideas con Google Keep

Combinado con la escritura extensa en Google Docs, el mínimo Google Keep (la aplicación de bloc de notas digital gratuita de Google para capturar pensamientos, listas y recordatorios) puede ser una útil ayuda para la lluvia de ideas.

Capture ideas fugaces como notas o listas. Si necesita estas ideas en su documento, abra el panel lateral Keep (el icono de bombilla amarilla a la derecha) y arrastre y suelte sus notas directamente en su documento. También puede copiar texto de su documento y guardarlo como una nota para acceder fácilmente más adelante.

8. Colabora en un correo electrónico

Gmail ofrece bandejas de entrada colaborativas para cuentas de Google Workspace, pero hay otra forma de colaborar en un correo electrónico de forma gratuita que utiliza Google Docs. Insertar un componente de correo electrónico en un documento de Google Insertar > Bloques de construcción > Borrador de correo electrónico. Alternativamente, puede escribir "@email" en el documento y presionar Enter. También puedes ir a Archivo > Borrador de correo electrónico.

Escribe el correo electrónico y completa los campos. Luego haga clic en "Vista previa en Gmail" en la parte superior izquierda del borrador. Cuando hayas terminado, presiona Enviar.

La gran cantidad de funciones y consejos no termina aquí. La suite Google Drive es más versátil que nunca y siempre puedes encontrar diferentes formas de trabajar con Google Docs para satisfacer tus necesidades específicas.